De rol van (interne) communicatie bij het verbeteren van medewerkers-
betrokkenheid

De rol van interne communicatie wordt vaak onderschat als het gaat om het verhogen van de betrokkenheid van medewerkers. Toch is communicatie dé kritische succesfactor. Communicatie verbindt alle factoren die van belang zijn bij het verhogen van medewerkersbetrokkenheid.

Het belang van medewerkersbetrokkenheid

Gelukkige en gemotiveerde medewerkers zijn van grote waarde voor een organisatie. Gemotiveerde medewerkers die betrokken zijn bij de organisatie zijn namelijk duurzaam inzetbaar. Ze werken met plezier en zijn bereid het beste uit zichzelf te halen. En dat creëert op de lange termijn meer succes, voor zichzelf, voor de klant en voor de organisatie. Interne communicatie speelt hierin een belangrijke rol.

De rol van (interne) communicatie 

Je medewerkers worden betrokken en bevlogen, wanneer hun talenten en passies samenvallen met de ambities en doelen van jouw bedrijf. Er is één cruciaal element - de smeerolie - die alle factoren met elkaar verbindt: communicatie! Communicatie met als doel mensen en organisaties met elkaar te verbinden door onbekendheid, onduidelijkheid en onzekerheid weg te nemen. Daarnaast kan het de dialoog faciliteren tussen werkgever, leidinggevende en medewerker. Dat is de rol van interne communicatie in het verbeteren van de medewerkersbetrokkenheid. En dat is geen gemakkelijke rol. Communicatie is, net zoals HR, een vak apart.

Management grootste knelpunt

Leidinggevenden besteden maar liefst één tot twee derde van hun tijd aan interactie en informatie-uitwisseling en zijn daarmee van enorme betekenis in de vorming van het culturele communicatieklimaat van hun organisatie. Helaas gaat dat niet altijd goed. Keer op keer blijkt uit onderzoek dat (een gebrek aan) feedback en communicatie door leidinggevenden een van de grootste hindernissen voor medewerkersbetrokkenheid vormt. Uit onderzoek blijkt:

• 33% van de medewerkers heeft een manager die zelden of nooit groei- en ontwikkelingsmogelijkheden bespreekt;


• 30% zegt zelden of nooit feedback te krijgen over prestaties;


• 25% vindt dat hun manager hen nooit het gevoel geeft dat hun werk er toe doet.

Soortgelijke resultaten zien we terug in een onderzoek van Effectory:

• 46,8% van de medewerkers wordt niet door de organisatie op de hoogte gehouden van ontwikkelingen en veranderingen die de organisatie raken;


• 37,9% van de ondervraagden geeft aan dat leidinggevenden belangrijke zaken die spelen niet met hen delen;


• 35,5% van de medewerkers zegt niet op de hoogte te zijn van de doelen van de organisatie.

Hogere medewerkersbetrokkenheid door communicatie

Communicatie speelt op verschillende manieren een rol bij het verbeteren van employee engagement. 

Op organisatieniveau 

Het verhogen van de betrokkenheid van de medewerker bij de organisatie door:

• Ceëren van een ‘engaging’ cultuur en communicatieklimaat;


• Communicatie van gewenste cultuur, normen en waarden;


• Uitdragen van de visie en koers van de organisatie;


• Communicatie van organisatieveranderingen zoals beleid, nieuwe medewerkers, systemen en processen;


• Communicatie van kerncijfers, zoals verkoopresultaten en klanttevredenheid.

Op managementniveau

Een manager is afhankelijk van de expertise en inzet van zijn medewerkers. Een goede relatie is dus een voorwaarde om goed te kunnen managen. Managers die zich bewust zijn van de impact van hun communicatiehouding, zijn het meest succesvol. Communicatie speelt hierin een belangrijke rol:

• Met passie uitdragen van visie, doelen en het why van de organisatie, ter ondersteuning van de CEO en het management;


• Coaching en training van lijnmanagers in hun communicatievaardigheden (open participatieve communicatie, feedback, erkenning, waardering, aandacht voor sociale relaties).

Op medewerkersniveau 

Het verbeteren van de betrokkenheid van medewerkers onderling en de medewerker in staat stellen en stimuleren zijn betrokkenheid te tonen.

• Creëren van kanalen voor dialoog;


• Actief aanmoedigen en mogelijk maken van het geven van feedback;


• Inspraak faciliteren en daarmee mogelijk maken invloed uit te oefenen.

Oorzaken van miscommunicatie

Omdat communicatie onder invloed staat van verschillende factoren gaat het vaak ‘onderweg’ al mis: informatie wordt selectief of voorzien van een eigen interpretatie. Of erger nog: de informatievoorziening stokt omdat leidinggevenden verzuimen informatie door te geven in het werk- of afdelingsoverleg. Ook de organisatiestructuur kan een oorzaak zijn; als deze niet helder of logisch is, kan er ruis ontstaan. Bijvoorbeeld wanneer een medewerker op een afdeling én in een projectgroep werkt en door niemand wordt geïnformeerd, omdat zowel afdelingsmanager als projectleider er vanuit gaat dat de ander de medewerker op de hoogte brengt.

Maar ook in parallelle communicatie kan er veel misgaan. Zo zijn er bijvoorbeeld onvoldoende of verkeerd geïmplementeerde interne communicatie-instrumenten, of berichten die niet aankomen om technische redenen, zoals wanneer ze niet te vinden zijn op een overvol intranet. En ook als een bericht de medewerker wél bereikt, kan het misgaan als de boodschap niet begrepen wordt. In toenemende mate worden boodschappen ook niet gelezen, door informatie-overload, tijdsgebrek of simpelweg desinteresse.